AVG en personeelsdossier

De hoofdregel is dat je alleen gegevens in het personeelsdossier mag opnemen die noodzakelijk zijn voor het doel van het personeelsdossier. Dit geldt onder meer voor deze gegevens:

  • Klachten
  • Waarschuwingen
  • Verzuimfrequentie
  • Kopie van het identiteitsbewijs
  • Burgerservicenummer (bsn)
  • Persoonlijke werkaantekeningen van de leidinggevende

Geen gespreksverslagen

Verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken hoeven niet in het personeelsdossier te komen. Deze verslagen kunnen ook apart worden bewaard bij de direct leidinggevende. Dergelijke verslagen dienen namelijk een specifiek doel: daardoor vallen ze niet automatisch onder de personeelsadministratie.

En medische gegevens?

Medische gegevens mag je in principe niet opnemen in een personeelsdossier. Dit mag alleen als je organisatie rekening moet houden met de gezondheid van een werknemer, bijvoorbeeld als hij of zij ernstig last heeft van astma, epilepsie of suikerziekte.

Beperkte informatie bij re-integratie

Is een werknemer aan het re-integreren of is er sprake van verzuimbegeleiding? Dan mag je alleen informatie opnemen over de beperkingen die je als werkgever op het werk ondervindt door de ziekte van de werknemer, en over noodzakelijke aanpassingen op de werkvloer. Een voorbeeld hiervan is een aangepaste stoel.

Risico’s voor hr-specialisten

Het verzamelen, wijzigen, delen en opslaan van gegevens is aan de orde van de dag op een hr-afdeling. Denk hierbij aan het aangaan van een dienstverband, of tijdens ziekte en verzuim, maar ook als iemand weer uit dienst gaat. Wat zijn de risico’s voor hr-specialisten? Waar moet je allemaal op letten? Weten jij en je collega’s wat ze mogen noteren als iemand zich ziek meldt? Onze AVG-specialisten hebben actuele kennis over de privacyrichtlijnen waar organisaties rekening mee moeten houden.

Geïnteresseerd in advies of tips over de AVG en persoonsgegevens?

We helpen je graag verder.

Lisa Hinsbeeck

Advies of ondersteuning nodig? Neem contact op.