Een zieke werknemer? Het eerste dat je als werkgever moet doen, is hem of haar ziek melden (ook als het slechts om een griepje gaat). Als eerste is het van belang waar de ziekmelding gedaan moet worden. Loopt je contract rechtstreeks bij HCS? Dat kan bij ons heel eenvoudig in het verzuimportaal “XpertSuite”.
Heb je een contract met een verzekeraar of volmacht? Dan meld je de werknemer ziek via het portaal van je verzekeraar/volmacht.
Voordelen voor jou als werkgever
XpertSuite is een helder en gebruiksvriendelijk systeem
Persoonsgegevens zijn beschermd volgens actuele wet- en regelgeving
Het systeem biedt een totaaloverzicht. Je vindt alle informatie over verzuim en re-integratie van je werknemers op één centrale plek
Met de data uit het systeem kun je verzuimrapportages maken. Hiermee gaan we samen aan de slag om werknemers weer aan het werk te helpen
Alles met betrekking tot ziekmelden in XpertSuite voor de werkgever vind je hieronder.
Bekijk de speciale pagina met uitleg over inloggen en de handleiding 2-factor authenticatie.
Handleiding ziekmelden in XpertSuite voor werkgevers
De handleidingen voor het gebruik van XpertSuite voor werkgevers die daar ziekmelden vind je op de deze pagina.
Handleiding ziekmelden bij volmacht over verzekeraar
Wil je je werknemer ziek of hersteld melden en loopt je contract via een volmacht over verzekeraar? Lees dan deze korte handleiding.
Heb je nog vragen?
Wij helpen graag.
Onze klantenservice staat voor je klaar.
Je kunt ons bellen op 035-6558500 of een e-mail sturen naar info@hcs.services.
Veelgestelde vragen
Heb je vragen? Wellicht staat je vraag (en ons antwoord) in deze FAQ. Daarnaast kan je terecht in de Mediabibliotheek in XpertSuite. Staat je vraag er niet tussen? Neem dan contact met ons op via 035-6558500 of info@hcs.services.
Nee, je kunt ook inloggen via een authenticatie-app, zoals Google Authenticator.
Je kunt het SMS-bericht opnieuw laten versturen. Klik hiervoor op ‘Inloggen mislukt’ en vervolgens op ‘SMS opnieuw versturen’. Er wordt nu een nieuw SMS-bericht verstuurd naar je telefoon (het SMS-bericht bestaat uit cijfers en letters, er staan geen hoofdletters in het bericht).
Alle systemen waarin persoonsgegevens zijn opgeslagen, moeten wettelijk gebruikmaken van een tweede verificatiestap bij het inloggen (2-factor authenticatie). XpertSuite doet dit via je telefoonnummer. Dit is aan jou persoonlijk verbonden en een geldige manier om te controleren of jij het echt bent die inlogt.
Je logt in de portal van XpertSuite in met je gebruikersnaam, wachtwoord en de ingestelde 2-factor authenticatie. LET OP: je dient hiervoor eerst de ontvangen link te activeren. Geen link ontvangen om je account te activeren? Neem contact op met de klantenservice via contact@hcs.services of via 035-65 58 500.
Je kunt inloggen via de backup-code die je hebt gekregen bij de eerste keer inloggen in het systeem. Elke backup-code kun je één keer gebruiken als alternatief voor het inloggen met een SMS-bericht. Na het inloggen met de backup-code kun je via het systeem een nieuwe backup-code genereren. Klik hiervoor op ‘Inloggen mislukt’ en vervolgens op ‘Gebruik back-up code’.
Ben je van 06-nummer gewijzigd en werkt het oude nummer nog? Door in te loggen in XpertSuite kan je via jouw instellingen onder het tabblad privacy het mobiele nummer wijzigen.
Is het nummer niet meer in gebruik? Neem contact op met de klantenservice via contact@hcs.services of 035-65 58 500.
2-factor authenticatie houdt in dat je met behulp van een unieke beveiligingscode in moet loggen. Deze code vraag je aan bij het inloggen en ontvang je op je telefoon. Deze manier van inloggen garandeert je privacy en beschermt je gegevens.
Door akkoord te gaan met de gebruiksvoorwaarden geef je aan dat wij jouw gegevens mogen verwerken volgens de AVG. Op deze manier wordt je privacy gegarandeerd. Daarnaast wordt je privacy gegarandeerd door de 2-factor authenticatie bij het inloggen in XpertSuite.
Klik op de inlogpagina op ‘Wachtwoord vergeten?’ en volg de instructies om je wachtwoord te resetten. Je kan alleen een wachtwoord aanvragen indien je een geactiveerd inlogaccount hebt.
Je moet akkoord gaan met de gebruikersvoorwaarden om HCS juridisch te machtigen voor het verwerken van gegevens. Anders mogen wij jouw gegevens niet verwerken.
Werkgevers zonder mobiele telefoon kunnen gebruikmaken van een Yubikey voor inlog met 2-factor authenticatie. Bekijk de handleiding voor instructie en link naar een verkooppunt. Aanschafkosten van een Yubikey zijn voor de werkgever.
Als je al eerder hebt ingelogd en je bent je gebruikersnaam of wachtwoord vergeten, klik dan op (inloggegevens vergeten). Heb je nooit eerder ingelogd in de applicatie, neem dan contact op met onze klantenservice.
Is het oude nummer nog in gebruik? Zo ja, log met dit nummer in en ga naar de instellingen – tabblad privacy. Hier kun je het mobiele nummer zelf wijzigen. Zo nee, neem dan contact op met onze klantenservice via contact@hcs.services of 035-65 58 500.
In je portal vind je aan de linkerkant in de menubalk de optie ‘Rapportages/Rapportage/Statistiek’. De verzuimcijfers kunnen alleen berekend worden aan de hand van de werknemers die zijn opgenomen in XpertSuite. Lees meer over hoe je de rapportages uitdraait.
De specificatie van de factuur vind je in jouw online verzuimportaal XpertSuite onder “factuurspecificatie, links in de menubalk. Het debiteurnummer vind je op de factuur. Lees hier de Korte handleiding werkgever factuurspecificatie.
Mogelijk ben je alleen ingelogd in DialoogXpert en niet bij XpertSuite. Zie je bovenin de browser dx.xpertsuite.nl staan? Dan dien je uit te loggen en regulier in te loggen in XpertSuite met je gebruikersnaam en wachtwoord. Lukt dat niet, neem dan contact op met onze klantenservice via contact@hcs.services of via 035-65 58 500.
Door in te loggen en op je homepagina de optie ‘Dossier Zoeken’ aan te klikken. Hier vul je de achternaam van je werknemer in.
Stuur een e-mail naar onze klantenservice via contact@hcs.services. Graag ontvangen wij dan ook een screenshot waarop de foutmelding te zien is.
Je kunt ook bellen met onze klantenservice.
Neem contact op met onze klantenservice via contact@hcs.services of via 035-65 58 500
Heb je een contract met een verzekeraar / volmacht? Dan meld je je werknemer ziek via het online portaal van die partij. HCS ontvangt de ziekmelding direct door middel van een koppeling met de verzekeraar/volmacht. Raadpleeg hiervoor je verzekeraar/volmacht.
Heb je een direct contract met HCS? Dan meld je je werknemer ziek via ons online portaal XpertSuite. Klik hier voor de handleiding.
Je kan alleen een werknemer toevoegen in XpertSuite als je een direct contract met HCS hebt.
Heb je een contract met een verzekeraar/volmacht? Dan meld je de werknemer via hun online portaal aan. Voor het toevoegen van een werknemer in XpertSuite raadpleeg je hier de handleiding.
Je gebruikt hiervoor het formulier ‘aan- en afmelden gebruikers XpertSuite’. Je vindt dit formulier in de mediabibliotheek van XpertSuite onder de tab ‘info HCS algemeen’. Dit geldt alleen voor klanten die een rechtstreeks contract hebben bij HCS.
